Privacy beleid WB verlies & rouwbegeleiding

In onderstaand privacy beleid is vastgelegd hoe er met de verwerking van de Persoonsgegevens wordt omgegaan, en vormt daarmee een nadere uitwerking van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (ook wel AVG genoemd). 

Dit reglement beoogt het juiste gebruik van alle Persoonsgegevens waarvan WB Verlies en Rouwbegeleiding kennis draagt alsmede alle tot een persoon te herleiden gegevens waarover zij de beschikking heeft ten behoeve van de functie informatie en klachtenopvang te regelen. Onder juist gebruik wordt verstaan:

De wijze van verzamelen, opslaan, bewerken, beschikbaar houden respectievelijk stellen van Persoonsgegevens conform wettelijke voorschriften en normen van maatschappelijk fatsoen. Voornoemde gegevens dienen slechts beschikbaar te zijn of te worden gesteld voor zover dit nodig is voor het doel waartoe zij worden beheerd.

Ook geeft ons privacy beleid de regels die gelden ten aanzien van de meldingen die in bepaalde gevallen gedaan moeten worden van verwerkingen van Persoonsgegevens bij de Autoriteit Bescherming persoonsgegevens.

Begripsbepalingen   

In aanvulling op de Wet bescherming Persoonsgegevens wordt in dit reglement verstaan: 

WB VRB: Daarmee wordt bedoeld de organisatie WB Verlies en Rouwbegeleiding zoals ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel, onder nummer 74801066.

de wet: Wet bescherming Persoonsgegevens;

Persoonsgegevens: beschikbare informatie dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon;

verwerking van Persoonsgegevens: Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot Persoonsgegevens binnen de organisatie WB VRB;

(interne) Persoonsverwerking: Een al dan niet geautomatiseerde verzameling van op verschillende personen betrekking hebbende gegevens, in het kader van de dienstverlening aan cliënten c.q. betrokkenen verzameld en hiervoor alsmede voor het intern management en voor signalering binnen de organisatie van de verantwoordelijke te gebruiken; 

(externe) Persoonsverwerking: Een al dan niet geautomatiseerde verzameling van gegevens, zijnde een selectie uit de interne Persoonsverwerking die geanonimiseerd is en die gebruikt wordt in het kader van de signalering van structurele tekortkomingen in de voorlichting, de zorg dan wel het klachtrecht.

Betrokkene: Iedere natuurlijk persoon op wie een gegeven betrekking heeft;

De Autoriteit bescherming persoonsgegevens: De organisatie dat de taak heeft toe te zien op de verwerking van Persoonsgegevens overeenkomstig het bij of krachtens de wet bepaalde.

Gebruiker: De betrokkene welke gegevens in de Persoonsverwerking kan invoeren, muteren en/of bewerken, of bewust is van de verwerking van Persoonsgegevens.

Geregistreerde: De persoon over wie in de registratie op systematische wijze Persoonsgegevens zijn opgenomen. Dit kan de cliënt, het Object of een Derde zijn.

Object: De persoon of instantie over wie een Kwestie handelt.

Derde: Een persoon of instantie anders dan de cliënt of het Object waarmee WB RVB in het kader van de afhandeling van een Kwestie contact heeft c.q. kan hebben.

Kwestie: Het verhaal (vraag, klacht of melding) ten aanzien van het Object waarmee een Betrokkene WB RVB contacteert.

Reikwijdte

1. Dit reglement is van toepassing op zowel geautomatiseerde als handmatige verwerking van Persoonsgegevens binnen WB RVB.

Doel Van De Verwerking Van Persoonsgegevens

1. Hoofddoelstelling van de Persoonsverwerking is het vastleggen van gegevens noodzakelijk voor de goede uitvoering van de dienstverlening aan cliënten door WB VRB.

2. De Persoonsverwerking dient tevens ter ondersteuning van het interne management van WB VRB.

3. De Persoonsverwerking dient daarnaast als instrument ter verzameling van gegevens ten behoeve van de signalering van structurele tekortkomingen in de dienstverlening van een cliënt dan wel het WkkGz-klachtrecht of ter ondersteuning van het kwaliteitsbeleid van WB VRB. 

Voorwaarden Voor Verwerking Van Persoonsgegevens  

1. Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.

2. De Persoonsverwerking bevat niet meer gegevens dan voor de hiervoor genoemde doelen noodzakelijk is. 

3. De Beheerder verstrekt aan de Gebruiker bepaalde bevoegdheden tot invoer, mutatie of bewerking. Dit gebeurt steeds onder verantwoordelijkheid van de Beheerder. Hij houdt bij welke personen tot welk gebruik bevoegd zijn.

4. Persoonsgegevens worden voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden verzameld, als omschreven in artikel  3.

5. Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien:

  1. de Betrokkene voor de verwerking toestemming heeft verleend;
  2. de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de Betrokkene partij is;
  3. de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen;
  4. de gegevensverwerking noodzakelijk is ter vrijwaring van een evident belang van de Betrokkene;
  5. de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een publiekrechtelijke taak;
  6. de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de verantwoordelijke of een Derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang van de persoonlijke omgeving van degene van wie de gegevens worden verwerkt zwaarder weegt.

6. De verwerking van Persoonsgegevens betreffende iemands godsdienst of levensovertuiging, politieke gezindheid, gezondheid en/of seksuele leven, tenzij de verwerking geschiedt door  WB VRB in het kader van zijn registrerende taak voor cliënten, zoals omschreven in de algemene voorwaarden van WB VRB.

7. Bijzondere Persoonsgegevens worden verwerkt door personen die uit hoofde van ambt, beroep, wettelijk voorschrift of krachtens overeenkomst tot geheimhouding zijn verplicht.

8. De organisatie WB VRB dient ervoor te zorgen dat de gegevens, indien digitaal zijn opgeslagen,  alleen binnen de grenzen van Nederland of de EU bewaard blijven.

Informatieplicht  

1. De Beheerder zorgt ervoor dat de Betrokkene wordt geïnformeerd over de identiteit van de verwerkende instantie en het doel van de verwerking.

2. De Beheerder zorgt ervoor dat de Betrokkene wordt geïnformeerd over de Persoonsgegevens die worden verwerkt en met welk doel, wat er met de gegevens gebeurt en wie daarvoor verantwoordelijk is en over het recht van de Betrokkene om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking op grond van bijzondere persoonlijke omstandigheden.

3. De Beheerder dient zich ervan te overtuigen dat Betrokkene over deze informatie kan beschikken. 

4. Indien de Betrokkene bezwaar maakt tegen de gegevensverwerking op grond van bijzondere omstandigheden, wordt het bezwaar binnen vier weken na ontvangst beoordeeld door de organisatie WB VRB.

Categorieën van personen waarvan persoonsgegevens worden verwerkt  

1. In het kader van de in artikel 3 genoemde doelstelling worden gegevens verwerkt betreffende de volgende categorieën van personen:

  1. Alle natuurlijke of rechtspersonen die als client of klant van WB VRB zijn aangemerkt (middels een afspraak tot dienstverlening)
  2. Natuurlijke – of privaatrechtelijke personen die zich middels email of per brief contact hebben of zoeken met WB VRB.
  3. Cliënten van WB VRB die contact zoeken in het kader van de Wkkgz.

Bewaartermijn

1. Met inachtneming van eventuele wettelijke voorschriften worden de in het dossier opgenomen gegevens omtrent de clientrelatie gedurende 7 jaar bewaard, te rekenen vanaf de dag dat ze zijn vervaardigd of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit en worden daarna verwijderd en vernietigd. 

2. Indien gegevens onjuist dan wel onvolledig zijn opgenomen, draagt het verantwoordelijke Beheerder zorg voor een zo spoedig mogelijke verwijdering, verbetering of aanvulling van die gegevens. De verwijderde gegevens worden vernietigd.

Toegang tot persoonsgegevens 

1. Buiten eventuele wettelijke voorschriften om, hebben alleen de door de Beheerder aangewezen personen van WB VRB of diegene die bevoegd zijn te handelen in naam van WB VRB toegang tot de Persoonsgegevens.

Recht op weigering registratie

1. Een Betrokkene – niet zijnde een cliënt van WB VRB – heeft altijd het recht om verwerking van tot zijn persoon herleidbare gegevens te weigeren c.q. zijn toestemming hiervoor te onthouden. Deze weigering kan ook een deel van de Persoonsgegevens betreffen.

2. Een Betrokkene – niet zijnde een cliënt van WB VRB – heeft niet het recht om een anonieme registratie van het contact met hem te weigeren.

Recht op inzage en afschrift

1. Een Geregistreerde heeft recht op inzage in de gegevens van het deelbestand Interne Persoonsverwerking, voor zover deze gegevens op hem betrekking hebben en met de inzage niet de privacy van anderen in het geding komt. 

2. Wanneer daartoe een verzoek is ontvangen, dient de inzage binnen een termijn van vier weken of zoveel eerder als mogelijk, plaats te vinden.

3. Voor het verkrijgen van afschriften van de Persoonsverwerking mag de Beheerder de werkelijk gemaakte kosten in rekening brengen aan de verzoeker, tot het wettelijk vastgelegde maximum.

4. De Beheerder draagt zorg voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker.

Recht op correctie en aanvulling 

1. Een Geregistreerde kan de Beheerder schriftelijk verzoeken om de hem betreffende Persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend, dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.

2. De Beheerder bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het verzoek, bij voorkeur schriftelijk, of hij aan het verzoek voldoet. Een weigering is met redenen omkleed.

3. De Beheerder draagt zorg voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker.

Recht op informatie over het privacy beleid  

1. Het privacy beleid is te vinden op de website van WB VRB.

2. Een kopie van het privacy beleid is ook te verkrijgen bij WB VRB: info@wbverliesrouw.nl.

3. De kopie kan – indien gewenst op papier – tegen kostprijs (kopie- en verzendkosten) ter beschikking gesteld.

Verstrekking en uitwisseling van persoonsgegevens

1. Aan personen en/of instanties buiten WB VRB worden slechts Persoonsgegevens van een Betrokkene verstrekt, voor zover dat relevant is in het kader van de afhandeling van een Kwestie. Dit gebeurt slechts onder voorwaarde van expliciete toestemming van de Betrokkene.

2. Aan personen en/of instanties buiten WB VRB worden slechts Persoonsgegevens over het Object verstrekt, voor zover dat relevant is in het kader van de afhandeling van een Kwestie dan wel de signalering. De Gebruiker c.q. Beheerder dragen er zorg voor dat het Object over die gegevensverstrekking schriftelijk wordt geïnformeerd.

3. Verstrekking van gegevens aan externen vindt alleen plaats in het kader van de in artikel 3 genoemde doelen van de registratie.

4. Een Geregistreerde behoort door de Beheerder desgevraagd te worden ingelicht over eventuele verstrekkingen van zijn Persoonsgegevens aan derden.

Beveiliging en vernietiging

1. De Beheerder c.q. de organisatie WB VRB draagt zorg voor de naleving van de wet en het reglement en treft daartoe voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de gegevens tegen verlies of aantasting en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.

2. Indien een Geregistreerde daartoe schriftelijk om verzoekt, vernietigt de Beheerder de Persoonsgegevens die op de Geregistreerde betrekking hebben tenzij dit in strijd is met een wettelijk voorschrift dan wel moet worden aangenomen dat het bewaren van deze gegevens van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de verzoeker. Het recht van vernietiging geldt eveneens niet voor niet meer tot de persoon herleidbare gegevens.

3. De Beheerder bericht de verzoeker binnen drie maanden na ontvangst van het schriftelijk verzoek of dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Een weigering van het verzoek is met redenen omkleed. Gaat de Beheerder over tot vernietiging van de Persoonsgegevens, dan dient dit zodanig te gebeuren dat reconstructie van deze gegevens op generlei wijze mogelijk is.

4. Alle gegevens die via de website van WB RVB gedeeld worden, zijn versleuteld met SSL beveiliging op basis van het HTTPS protocol. Deze data wordt alleen opgeslagen indien de website en gebruikte opslagsoftware conform is aan de actuele wetgeving (GDPR Approved & bewerkingsovereenkomst met WB RVB gesloten)

Klachten  

1. Indien de Geregistreerde van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet of onvoldoende worden nageleefd dan wel indien de Geregistreerde andere redenen heeft tot klagen ten aanzien van de registratie en de omgang met verwerkte gegevens, wendt hij zich tot de Beheerder. Deze dient zo snel mogelijk doch uiterlijk binnen een termijn van ten hoogste vier weken (inhoudelijk) op de klacht te reageren.

2. Ontvangt de Geregistreerde met een klacht over de registratie geen reactie of voldoet deze reactie zijns inziens niet, dan kan hij zich wenden tot de organisatie WB VRB. Dit gebeurt bij voorkeur schriftelijk. Wat betreft de reactie van de organisatie WB VRB geldt eveneens de maximale termijn van vier weken.

3. Tevens kan de Geregistreerde zich met zijn klacht wenden tot de Autoriteit bescherming persoonsgegevens dat een onderzoek kan instellen of de wijze van gegevensverwerking door de houder in overeenstemming is met de Wet bescherming Persoonsgegevens.

4. De Geregistreerde heeft altijd het recht om zich direct te wenden tot een rechterlijke instantie.

5. Indien u het niet eens bent over hoe wij persoonsgegevens verwerken en u heeft reeds hierover contact opgenomen met een contactpersoon van etiennevandeboel.nl, dan heeft u de mogelijkheid tot het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Deze kan gestuurd worden naar:

Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ DEN HAAG

Inwerkingtreding  

1. Dit privacy beleid is per 19 augustus 2019  in werking getreden.

2. Eventuele wijziging aan het reglement is voorbehouden aan WB VRB. WB RVD behoudt het recht om deze privacy statement aan te passen op ieder moment. Wijzigingen zullen op deze website worden gepubliceerd.

adminPrivacy beleid WB verlies & rouwbegeleiding